Obtener más de 5000 elementos de una lista de SharePoint con Power Automate

Problema

Por defecto, el conector de SharePoint en Power Automate tiene un límite de 5000 elementos al usar la acción "Get items". Esto puede ser un obstáculo cuando se necesita procesar listas grandes.

Soluciones

1. Usar Paginación

• Activa la opción de paginación en la acción "Get items".
• Establece el límite de elementos por página (por ejemplo, 5000 o menos).
• Power Automate procesará múltiples páginas automáticamente.

2. Filtrar por Rangos

• Divide la consulta en rangos usando filtros como ID, Created, Modified, etc.
• Ejemplo: Obtener elementos con ID entre 1 y 5000, luego entre 5001 y 10000, etc.
• Esto requiere múltiples acciones "Get items" con condiciones específicas.

3. Usar la API REST de SharePoint

• Utiliza la acción "Send an HTTP request to SharePoint".
• Permite consultas más avanzadas y control sobre la paginación.
• Ejemplo de URL:

_api/web/lists/getbytitle('NombreDeLaLista')/items?$top=5000

4. Aplicar Select y Filter Array

• Después de obtener los datos, usa "Select" para transformar los elementos.
• Usa "Filter array" para filtrar los datos según criterios personalizados.

Recomendaciones

• Siempre prueba con un subconjunto de datos antes de escalar.
• Considera el impacto en el rendimiento y el tiempo de ejecución.
• Usa variables o arrays para almacenar resultados intermedios.

Recursos útiles

• Documentación oficial de Power Automate
• Comunidad de Power Users
• Blogs técnicos sobre SharePoint y Power Platform